IPS Aleso
Salud ocupacional, agendada por conversación
IPS Aleso realiza exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de retiro para constructoras y empresas temporales que envían decenas de trabajadores a la vez. La agenda vivía en hojas de cálculo y en el WhatsApp de una sola orientadora. Construimos Aleso One: un portal donde cada empresa agenda y gestiona a sus colaboradores, un backoffice que opera el día de la sede piso por piso y un agente de IA en WhatsApp que responde, confirma y escala por tema, sobre un backend multiempresa con seguridad por filas, auditoría y automatizaciones.
Duración
En curso · desde mayo 2026
Inicio
31 de mayo de 2026
Portal de empresa, backoffice de la IPS, agente de WhatsApp, notificaciones, agenda, alertas y auditoría
Gemini con 8 herramientas sobre datos en vivo, una base de conocimiento curada y escalamiento por tema
92 políticas y 6 roles: una empresa nunca ve a los trabajadores de otra
Confirmaciones, recordatorios a 24 h y 2 h, recordatorio de ayuno, cambios y resultados
Aleso coordina exámenes de ingreso, periódicos y de retiro para empresas que mueven muchos trabajadores entre obras y contratos.
La agenda se armaba en Excel, la comunicación con los pacientes pasaba por el WhatsApp personal de una orientadora y no había un registro confiable de quién había autorizado cada cita, origen de las disputas de facturación con las empresas. Los resultados clínicos viven en un sistema externo de historia clínica sin API.
- — Agenda manual en hojas de cálculo para varias empresas cliente, cada una con sus colaboradores, obras y reglas
- — Pacientes preguntando lo mismo todo el día (preparación, ayuno, ubicación, qué llevar) en un solo WhatsApp atendido por una persona
- — Sin trazabilidad de quién agendó cada cita, base de las disputas de facturación con las empresas
- — Operación diaria de una sede con varios consultorios, cupos por franja, festivos y servicios con horarios propios
Siete sistemas coordinados, desde la aprobación del alcance en mayo de 2026 hasta la entrega formal con manuales por rol en septiembre, y en evolución continua con una empresa cliente real en piloto.
- + Portal multiempresa · cada empresa cliente registra colaboradores (uno a uno o hasta 500 desde Excel), agenda exámenes por servicio o paquete en tres pasos guiados, reagenda, consulta resultados y administra sus propios usuarios
- + Backoffice de la IPS · panel del día agrupado por piso, un flujo de ocho estados de cita validado en el servidor, asignación de consultorio y profesional al llegar el paciente y cierre masivo del día
- + Agente de IA en WhatsApp · responde preparación, paquetes, horarios y ubicación; consulta, cancela y solicita cambios de citas; lee imágenes y notas de voz, y escala casos de facturación o servicio a la línea interna correcta
- + Motor de notificaciones · confirmaciones, recordatorios a 24 h y 2 h, recordatorio de ayuno la noche anterior y cambios de estado, mediante una cola persistente con reintentos que se procesa cada minuto
- + Seguridad multiempresa y auditoría · seguridad por filas en cada tabla, auditoría de solo inserción de los eventos críticos y una bitácora de citas exportable para facturación
Dentro del build.
Marca, interfaz y sistema — tal como se shipearon.
No es un portal. Es un backend de operación clínica.
Aleso One es un backend multiempresa con las reglas de negocio de una IPS, un agente conversacional con herramientas reales sobre esos datos y procesos automáticos que corren cada minuto. La interfaz es la capa visible; en peso, backend y frontend están cerca de mitad y mitad.
Cupos por piso, no por médico
El cupo es de la sede a esa hora y lo recalcula un trigger en cada cita; recepción asigna consultorio y profesional cuando llega el paciente. Un paquete de cinco exámenes ocupa una sola franja de llegada.
La hora de Colombia como fuente de verdad
Los servidores corren en UTC, así que "hora vencida" y "fuera de horario" se calculan en America/Bogotá. Nadie puede agendar una franja ya pasada, y cada servicio respeta su propio horario.
Un agente que consulta antes de responder
El agente nunca inventa fechas ni disponibilidad: consulta el catálogo, los paquetes y la agenda con sus herramientas, responde antes de escalar y genera una alerta si llega a comprometer una fecha.
Urgente, no alarmista
En salud ocupacional, "sangre" o "dolor" aparecen en preguntas normales. Un prefiltro por palabras clave más confirmación con LLM detecta urgencias reales, frustración y datos sensibles sin marcar "¿duele la toma de sangre?".
Una cola que no pierde un recordatorio
WhatsApp y correo pasan por colas persistentes que pg_cron procesa cada minuto, con reclamo de filas a prueba de carreras, reintentos con espera creciente, cola de errores y deduplicación por cita.
Hybrid AI Coding
La ingeniería senior de WebMinds dirigió agentes de IA (Claude Code) para la implementación, con un agente de QA independiente que prueba cada cambio en el navegador. La arquitectura, el modelo de datos, las reglas de negocio y cada decisión con el cliente fueron humanas: 44 casos de uso, 30 migraciones y 7 sistemas en cuatro meses.
Tecnologías y Herramientas
El stack tecnológico que impulsa esta solución
Más allá de los números, entregamos un sistema que transformó la operación de este cliente.
Una sola agenda para todas las empresas
Las empresas cliente agendan y gestionan a sus colaboradores en su propio portal, con cupos reales y las reglas de la IPS, en lugar de hojas de cálculo y mensajes sueltos.
Atención 24/7 sin saturar a una persona
El agente responde lo repetitivo con datos reales, confirma y recuerda las citas, y escala solo lo que necesita a una persona: a la persona correcta según el tema.
Trazabilidad que respalda cada factura
Cada cita registra quién la creó, cuándo y para qué contratista y proyecto, con exportación a Excel. Las disputas de facturación ahora se resuelven con datos.
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