SWAP Translators
La agencia que se opera sola
Una agencia de traducción certificada con operación en Colombia, Estados Unidos, Ecuador y Australia cotizaba a mano por WhatsApp y hojas de cálculo. Hoy cotiza en segundos con IA, cobra en tres monedas y siete medios de pago, asigna sola cada encargo al traductor correcto, pasa cada entrega por control de calidad y lleva la cartera de sus clientes corporativos, todo en una sola plataforma que construimos y seguimos evolucionando.
Duración
Activa · desde marzo 2026
Inicio
27 de marzo de 2026
Una base de datos, un motor de precios, cinco canales
Desde abril 2026 · más de 4.900 documentos procesados
En 35 idiomas y 4 tipos de certificación
De planta y freelance, asignados automáticamente desde oct 2026
Cada cotización empezaba con un documento enviado por WhatsApp o correo.
Alguien contaba palabras o páginas, incluidos escaneos y fotos de celular, buscaba la tarifa del par de idiomas y del tipo de certificación, calculaba el recargo exprés y respondía horas después, cuando el cliente muchas veces ya se había enfriado. Los encargos se repartían a más de 100 traductores por chat, y el control de calidad, las entregas, los pagos a traductores y la cartera corporativa vivían en Google Sheets. Son documentos legales para visas, migración y trámites oficiales: un precio o una entrega equivocada tiene consecuencias reales.
- — Cotizaciones manuales que tardaban horas, con escaneos imposibles de contar a ojo
- — Más de 100 traductores coordinados por chat y hojas de cálculo
- — Tres monedas, siete medios de pago y facturación electrónica obligatoria en Colombia
- — Reglas de precio y disponibilidad que cambian por idioma, certificación, cliente y urgencia
Doce sistemas que comparten una base de datos y un motor de precios.
Pusimos en producción un MVP de cotización con IA en seis días y desde entonces seguimos construyendo por fases sobre la misma base, desde que el cliente sube un documento hasta que el traductor recibe su pago.
- + Cotización instantánea con IA · hasta 50 archivos por cotización, OCR para escaneos y fotos, detección de páginas en blanco, duplicados y PDF protegidos, precio en vivo por par de idiomas, certificación, urgencia y volumen
- + Agente de ventas en WhatsApp · lee los documentos que manda el cliente, cotiza con el mismo motor de la web, detecta comprobantes de pago y pasa a un humano solo cuando corresponde
- + Pagos y facturación · 7 medios (Wompi, Stripe, PayPal, OpenPay, DeUna, Zelle, transferencia) en COP, USD y AUD, con factura electrónica DIAN automática vía Siigo
- + Portales de cliente y B2B · edición de la cotización antes de pagar, tarifas negociadas, SLA propio, prepago o crédito, estados de cuenta por moneda, mora y abonos parciales
- + Motor de asignación automática · cada pedido pagado se parte en unidades de trabajo y va a los traductores de planta según su capacidad real, o se ofrece a freelance en simultáneo: el primero que acepta se lo queda
- + Control de calidad · bolsa de QA con asignación automática y turnos, revisión con rúbrica, hallazgos atribuidos al traductor y alertas antes de que algo llegue al cliente
- + Portal y pagos de traductores · ofertas con vista previa con marca de agua, entrega de archivos, recordatorios de plazo y cuentas de cobro mensuales generadas de forma atómica en SQL
- + Cumplimiento y reportes · notaría, apostilla y despacho con guía; reportes de gestión por canal, traductor, idioma y QA
Dentro del build.
Marca, interfaz y sistema — tal como se shipearon.
La interfaz es la punta del iceberg.
SwapAI no es un sitio web. Debajo de una interfaz limpia hay un núcleo transaccional con seguridad por filas en cada tabla, integraciones de pago y facturación electrónica, dieciocho motores programados y un agente de IA vendiendo por WhatsApp. Según nuestra estimación, cerca del 70 % del esfuerzo fue backend, datos, integraciones e IA.
IA dentro del flujo, no agregada al final
OCR con Cloud Vision en 2.470 documentos, Gemini respondiendo en WhatsApp con modelo de respaldo, RAG sobre la base de conocimiento de SWAP, Whisper para notas de voz y una caché de extracción que evita pagar dos veces por el mismo archivo. Cada llamada queda registrada para controlar costos.
Un motor de precios, cinco canales
Web pública, portal del cliente, portal B2B, agente de WhatsApp y edición del equipo llaman la misma función. El bot nunca inventa un precio: tarifas, cupones y disponibilidad de exprés se inyectan en vivo, nunca quedan en el prompt.
Idempotencia financiera
Un pago genera exactamente un pedido aunque el webhook llegue repetido, con un cron de respaldo si nunca llega. Las cuentas de cobro se generan de forma atómica en SQL, numeradas y versionadas, con alertas si se cobra un monto distinto al vigente.
Un motor de asignación determinista
Corre cada dos minutos contra la capacidad real de cada traductor (cupo, cortes, horario, ausencias, lo ya entregado ese día), con candados contra asignaciones dobles y ofertas simultáneas a freelance.
Seguridad para cuatro tipos de usuario
Equipo con roles combinables, clientes, cuentas corporativas y traductores comparten una base de datos y cada uno ve solo lo suyo: RLS endurecida, matriz de 35 permisos, URLs de archivos firmadas de vida corta y protección contra IDOR en cada descarga.
Hybrid AI Coding
Un ingeniero senior de WebMinds dirige agentes de IA (Claude Code) que implementan, mientras un agente de QA independiente revisa cada cambio antes de producción. La arquitectura, el criterio y las decisiones con el cliente son humanos. Así salieron 592 commits y 212 migraciones en unos seis meses y medio.
Tecnologías y Herramientas
El stack tecnológico que impulsa esta solución
Más allá de los números, entregamos un sistema que transformó la operación de este cliente.
De horas a segundos
Cualquier cliente sube sus documentos, escaneados o en foto, y recibe precio y fecha de entrega al instante, en la web o por WhatsApp. Más de 1.600 cotizaciones y más de un millón de palabras pagadas, con el mismo motor de precios en todos los canales.
Una operación que se asigna sola
Desde el 6 de octubre de 2026, cada pedido pagado llega al traductor de planta con capacidad libre o se ofrece a los freelance en segundos, pasa por QA con turnos y rúbrica y se entrega por enlace seguro. Las hojas de cálculo y los chats de coordinación quedaron atrás.
Un solo sistema de punta a punta
Cotización, cobro en 3 monedas y 7 medios, factura electrónica, producción, calidad, entrega física, cartera B2B y pago a más de 100 traductores, todo sobre una sola base de datos auditable y con permisos por rol.
- 27 mar 2026Inicio del proyecto
- 2 abr 2026MVP en producción: cotización automática, admin con roles, pipeline CRM de 8 estados
- Jun 2026Fase 2: portal del cliente, pagos integrados y facturación electrónica con Siigo
- 12 ago 2026El agente de IA en WhatsApp empieza a atender clientes
- Sep 2026Fase 3: precios y portal B2B, proveedores, producción, QA y portal de traductores
- 18 sep 2026El pedido pasa a ser el expediente central y reemplaza las hojas de cálculo
- 6 oct 2026Se enciende el motor de asignación automática
- PróximoFase 4 en planeación: B2B multiusuario, cotización multiidioma, reportes gerenciales, traducción con IA tras el pago
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