IPS Aleso es una IPS colombiana de salud ocupacional que realiza exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro para empresas de construcción y de servicios temporales, que con frecuencia envían decenas de trabajadores a la vez. El agendamiento vivía en hojas de cálculo y en el WhatsApp de una orientadora. Desde mayo de 2026 construimos Aleso One, un software de agendamiento de salud ocupacional para IPS con un agente de WhatsApp en el centro. Tiene tres partes: un portal donde cada empresa cliente agenda y gestiona a sus trabajadores, un back office que opera el día de la clínica piso por piso, y un agente de IA en WhatsApp que responde, confirma y escala por tema. Todo corre sobre un backend multiempresa con seguridad por filas, auditoría y automatizaciones. En este artículo explicamos las decisiones detrás del proyecto; para ver las pantallas, lee el caso de estudio completo.
Somos WebMinds, una agencia con sede en Atlanta que desarrolla software a la medida y automatización con IA para empresas de Estados Unidos y América Latina, con proyectos de salud tanto en Colombia como en Georgia.
Datos clave
- Cliente: IPS Aleso, prestadora de salud ocupacional en Colombia que atiende a empresas de construcción y de servicios temporales.
- Alcance: 7 sistemas en producción: portal de empresas, back office de la clínica, agente de WhatsApp, notificaciones, agendamiento, alertas y auditoría.
- Agente de IA: un agente de WhatsApp 24/7 sobre Gemini con 8 herramientas sobre datos en vivo, una base de conocimiento curada y escalamiento por tema.
- Seguridad multiempresa: 22/22 tablas con seguridad por filas, 92 políticas y 6 roles, para que una empresa nunca vea a los trabajadores de otra.
- Mensajería a pacientes: 10 plantillas de WhatsApp aprobadas por Meta para confirmaciones, recordatorios a 24 h y 2 h, recordatorio de ayuno, cambios y resultados.
- Entrega: alcance de 44 casos de uso aprobado el 20 de mayo de 2026; entrega formal con manuales por rol el 21 de septiembre de 2026.
El problema: hojas de cálculo, un solo WhatsApp y disputas de facturación
Aleso coordina exámenes ocupacionales para empresas que mueven muchos trabajadores entre obras y contratos. Antes del proyecto, la agenda se armaba en Excel y la comunicación con los pacientes pasaba por el WhatsApp personal de una orientadora. No había un registro confiable de quién autorizó cada cita, y ese era el origen de las disputas de facturación con las empresas cliente. Los resultados clínicos viven en un sistema externo de historia clínica sin API.
Los problemas del día a día:
- Agendamiento manual en hojas de cálculo para varias empresas cliente, cada una con sus trabajadores, obras y reglas.
- Las mismas preguntas todo el día (preparación, ayuno, ubicación, qué llevar) en un único WhatsApp atendido por una persona.
- Sin trazabilidad de quién agendó cada cita, la base de las disputas de facturación.
- Una operación diaria compleja: varios consultorios, capacidad por franja horaria, festivos y servicios con horarios propios.
Por qué el software de citas genérico no servía
El software de citas genérico supone que un paciente reserva un turno con un médico. La salud ocupacional funciona distinto:
- El cliente es una empresa, no el paciente. Cada empresa necesita su propio portal, sus usuarios y sus trabajadores, y nunca debe ver los datos de otra.
- Agendamiento masivo. Un contratista de construcción puede enviar decenas de trabajadores a la vez, muchas veces desde una hoja de cálculo.
- La capacidad es de la clínica, no del médico. Recepción asigna consultorio y profesional cuando llega el paciente.
- Paquetes. Una sola llegada puede cubrir varios exámenes.
- Evidencia para facturar. Cada cita necesita el registro de quién la creó, cuándo y para qué contratista y proyecto.
- Los pacientes igual escriben por WhatsApp, así que el canal conversacional debía conectarse con los datos de agenda en vivo, no con preguntas frecuentes estáticas.
Esa combinación requiere desarrollo de aplicaciones web a la medida más IA y Automatización, y así dimensionamos Aleso One.
Lo que construimos: software de agendamiento de salud ocupacional con un agente de IA en WhatsApp
Aleso One es un backend multiempresa con las reglas de negocio de una clínica ocupacional, un agente conversacional con herramientas reales sobre esos datos y procesos automáticos que corren cada minuto. La interfaz es la capa visible; por peso, backend y frontend están cerca de mitad y mitad. Por dentro: 26 funciones SQL, 18 triggers de base de datos, 30 migraciones versionadas, 47 endpoints de API y 4 tareas programadas en pg_cron.
El portal multiempresa
Cada empresa cliente registra trabajadores uno por uno o hasta 500 desde Excel. Agenda exámenes por servicio o por paquete en tres pasos guiados, reprograma, sigue los resultados y administra sus propios usuarios. Al agendar solo ve franjas con capacidad real, por piso, para el paquete elegido.
Capacidad por piso, no por médico
La capacidad pertenece a la clínica en esa hora y un trigger la recalcula con cada cita. Recepción asigna consultorio y profesional cuando llega el paciente. Un paquete de cinco exámenes usa una sola franja de llegada.
El back office de la clínica
El panel del día se agrupa por piso, con estado, consultorio, profesional, contratista y proyecto de cada cita. Un flujo de ocho estados se valida en el servidor, y el equipo puede cerrar el día de forma masiva.
La hora colombiana como fuente de verdad
Los servidores funcionan en UTC, así que "ya pasó" y "fuera de horario" se calculan en hora de America/Bogotá. Nadie puede agendar una franja que ya pasó, y cada servicio mantiene sus propios horarios.
El agente de IA en WhatsApp: consulta antes de responder
El agente responde sobre preparación, paquetes, horarios y ubicación. Consulta, cancela y solicita cambios de citas, lee imágenes y notas de voz, y escala los casos de facturación o de servicio a la línea interna correcta. Nunca inventa fechas ni disponibilidad: consulta el catálogo, los paquetes y la agenda con sus ocho herramientas, responde antes de escalar y genera una alerta si alguna vez se compromete con una fecha. Una base de conocimiento curada, con búsqueda semántica en pgvector, cubre la información general de la clínica.
Urgente, no alarmista
En salud ocupacional, palabras como "sangre" o "dolor" aparecen en preguntas comunes. Filtros previos por palabras clave más confirmación con un LLM detectan urgencias reales, frustración y datos sensibles, sin marcar una pregunta como "¿duele el examen de sangre?".
Una cola que nunca pierde un recordatorio
Las confirmaciones, los recordatorios a 24 y 2 horas, el recordatorio de ayuno la noche anterior y los cambios de estado salen por bandejas de salida persistentes de WhatsApp y correo. pg_cron las procesa cada minuto, con reserva de filas segura ante concurrencia, reintentos con espera cuadrática, cola de mensajes fallidos y deduplicación por cita.
Seguridad multiempresa y auditoría
La seguridad por filas cubre las 22 tablas, con 92 políticas y 6 roles. Los eventos críticos se escriben en un registro de auditoría de solo inserción, y una bitácora exportable de citas registra quién agendó cada una, cuándo y para qué contratista y proyecto.
Cómo entregamos: Hybrid AI Coding
La ingeniería senior de WebMinds dirigió agentes de IA para la implementación, con un agente de QA independiente que probaba cada cambio en el navegador con Playwright. La arquitectura, el modelo de datos, las reglas de negocio y cada decisión con el cliente fueron humanas: 44 casos de uso, 30 migraciones y 7 sistemas en cuatro meses. El stack: TypeScript estricto y Next.js, Supabase (Postgres, RLS, pg_cron) con pgvector, Gemini, WhatsApp Cloud API, Resend y Vercel.
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Cronología
- 20 de mayo de 2026: alcance aprobado: 44 casos de uso, mockups y reglas de negocio.
- Junio de 2026: esquema multiempresa con seguridad por filas y auditoría, catálogo y paquetes, y motor de agendamiento por piso.
- Julio de 2026: subsistema de WhatsApp con cola y pg_cron, agente de IA con detectores, RAG y visión; primer mensaje real y primera cita en producción.
- Agosto–septiembre de 2026: rondas de QA con el cliente, memoria de conversación, "responder antes de escalar" y horarios por servicio.
- 21 de septiembre de 2026: entrega formal con manuales de usuario por rol; bitácora de facturación y escalamiento por tema justo después.
- En curso: piloto con una empresa cliente real y evolución continua del producto.
Resultados: una sola agenda para todas las empresas
Según el caso de estudio de IPS Aleso:
- Una sola agenda para todas las empresas. Las empresas cliente agendan y gestionan a sus trabajadores en su propio portal, con capacidad real y las reglas de la clínica, en lugar de hojas de cálculo y mensajes dispersos.
- Atención 24/7 sin agotar a una sola persona. El agente responde las preguntas repetitivas con datos en vivo, confirma y recuerda citas, y escala solo lo que necesita a una persona, a la persona correcta según el tema.
- Trazabilidad que respalda cada factura. Cada cita registra quién la creó, cuándo y para qué contratista y proyecto, con exportación a Excel. Las disputas de facturación ahora se resuelven con datos.
Para ver más trabajo en salud, revisa el caso Georgia Prosthodontics, una plataforma para una práctica odontológica especializada en Atlanta, y nuestra página de salud. Si te interesa sobre todo la parte de WhatsApp, el caso CEA Circular muestra un diseño similar de traspaso a humano para una escuela de conducción.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de agendamiento de salud ocupacional?
Es un software que permite a una IPS de salud ocupacional y a sus empresas cliente agendar, gestionar y hacer seguimiento a exámenes de ingreso, periódicos y de retiro. En Aleso One, las empresas agendan en su propio portal, la clínica opera el día desde un back office y un agente de WhatsApp atiende preguntas y recordatorios de los pacientes.
¿Un bot de citas por WhatsApp puede cancelar o cambiar citas?
Sí. El agente de Aleso consulta, cancela y solicita cambios de citas con sus herramientas sobre datos en vivo. Nunca inventa fechas ni disponibilidad, y genera una alerta si alguna vez se compromete con una fecha.
¿Cómo agendan las empresas a muchos trabajadores a la vez?
Cada empresa puede registrar trabajadores uno por uno o cargar hasta 500 desde Excel, y luego agendar exámenes por servicio o paquete en tres pasos guiados, viendo solo franjas con capacidad real.
¿Una empresa cliente puede ver a los trabajadores de otra?
No. La seguridad por filas cubre las 22 tablas, con 92 políticas y 6 roles, de modo que una empresa nunca ve a los trabajadores de otra.
¿Qué recordatorios reciben los pacientes?
Mediante 10 plantillas de WhatsApp aprobadas por Meta, los pacientes reciben confirmaciones, recordatorios a 24 y 2 horas, recordatorio de ayuno la noche anterior, avisos de cambios y de resultados.
¿El agente de WhatsApp reemplaza al personal de la IPS?
No. Responde las preguntas repetitivas con datos en vivo y escala los casos de facturación, servicio y urgencia a la línea interna correcta, para que el equipo dedique su tiempo a lo que requiere a una persona.
Hablemos
Si tu IPS o tu operación de salud todavía coordina citas con hojas de cálculo y un WhatsApp personal, podemos ayudarte a diseñar un sistema que crezca sin perder el control. [Solicita tu evaluación gratuita](/es/get-started/free-assessment?src=blog-occupational-health-scheduling-software-case-study) o agenda una llamada con nuestro equipo. WebMinds es una agencia con sede en Atlanta que atiende a Estados Unidos y América Latina, en español e inglés.