DYMM Ingeniería es una empresa de ingeniería HVAC en Colombia que cotiza, compra, instala y mantiene sistemas de aire acondicionado y ventilación para clínicas, laboratorios, oficinas y plantas industriales. Todo su proceso vivía en Excel, SharePoint y correo. En unos cuatro meses la ayudamos a reemplazar Excel por software a medida: Dymm OPS, una plataforma de nueve roles que lleva cada trabajo desde la cotización, calculada con el análisis de costos propio de DYMM y asistida por IA, hasta la requisición, la orden de compra, la salida de almacén escaneada y la orden de trabajo en el celular del técnico.
Datos clave
- Cliente: DYMM Ingeniería, ingeniería HVAC en Colombia
- Qué construimos: Dymm OPS, 12 sistemas en producción tras unos cuatro meses de construcción
- Usuarios: 9 roles en una sola plataforma, desde gerencia e ingeniería hasta almacén, técnicos de campo y proveedores externos
- Catálogo: más de 1.200 ítems conectados a la cotización, cientos de ellos con el desglose completo del análisis de costos de DYMM
- Seguridad: 66 de 66 tablas con seguridad a nivel de fila, con 80 políticas que aíslan los datos por organización y por proveedor
- Calidad: 148 pruebas end-to-end en escritorio y en móvil de 360 px, ejecutadas antes de cada despliegue
El contexto: un proceso maduro atrapado en hojas de cálculo
DYMM tiene un proceso maduro, pero vivía en hojas de cálculo, carpetas de SharePoint y correo. Con clientes exigentes, cada error en cantidades, precios o trazabilidad era un riesgo.
Es un patrón común en empresas de ingeniería y contratistas: el conocimiento existe y el método funciona, pero está repartido en archivos que solo unas pocas personas saben operar sin riesgo. La empresa crece y las hojas de cálculo no.
En DYMM, los problemas eran concretos:
- La cotización dependía de un Excel experto. Material, accesorios, mano de obra, costos fijos, factor de venta y el régimen AIU colombiano los dominaban pocas personas.
- Las compras no se contrastaban con la cotización. Las requisiciones no se comparaban con la cotización aprobada ni con el inventario que ya estaba en almacén.
- Sin trazabilidad en almacén ni en herramientas. Era difícil saber qué salió, para qué obra, a qué costo y quién lo recibió.
- Información dispersa y decisiones lentas. Las aprobaciones iban por correo, los formatos de calidad estaban en carpetas y no había tablero ni auditoría por centro de costo.
Por qué un ERP genérico no encajaba
Cuando una empresa decide reemplazar Excel por software, el primer instinto es un ERP comercial. Para DYMM, lo difícil nunca fue guardar datos. Lo difícil eran las reglas: la fórmula del análisis de costos, el AIU con IVA solo sobre la utilidad, el control de cantidades contra la cotización y el almacén, la numeración concurrente de documentos, el inventario movido por triggers y los permisos por fila.
Un ERP genérico habría obligado a DYMM a adaptar su método al software: otros tipos de cotización, otros formatos de salida, otra numeración. Y la fórmula del análisis de costos, el corazón de cómo DYMM calcula un trabajo, se habría quedado en un Excel paralelo, justo donde estaba el riesgo.
Por eso construimos software alrededor de la forma real de trabajar de DYMM. Dymm OPS no es un sitio web: es el sistema operativo de la empresa. Eso es para nosotros el desarrollo de software a la medida: el negocio define las reglas y la plataforma las hace cumplir.
Cómo reemplazamos Excel por software a medida: Dymm OPS
Doce sistemas en producción, construidos alrededor de la forma real de trabajar de DYMM y que siguen evolucionando con el equipo. Puedes ver las pantallas en el caso de estudio de DYMM.
Un Excel convertido en motor de precios
El motor de cotización maneja los seis tipos de cotización de DYMM, su fórmula de análisis de costos reproducida al peso, el régimen AIU con IVA solo sobre la utilidad, moneda por ítem con la tasa de cambio oficial y PDF con la marca de la empresa.
El análisis de costos de DYMM, basado en macros, se reproduce exactamente, incluido su redondeo al millar, y el desglose de componentes de cientos de ítems del catálogo se cargó desde el libro original. El resultado: la plataforma reproduce el precio de lista, así que cualquier ingeniero obtiene el mismo número que obtendría el experto.
La IA propone, el ingeniero decide
La IA vive dentro del flujo de trabajo, no encima. Se puede ajustar una cotización conversando, generar un prediseño por m² que aprende de las cotizaciones aprobadas y consultar a un asistente del sistema que conoce el registro que se tiene abierto.
En el editor de cotizaciones, Gemini devuelve propuestas de cambio estructuradas que se validan en el servidor. Los precios de ítems nuevos salen del catálogo, no del modelo. El usuario marca qué aplicar, y las propuestas desactualizadas se descartan si la cotización cambió. Es el enfoque de automatización con IA en el que confiamos para la operación: la IA ayuda, pero nunca inventa precios.
Listas del cliente emparejadas con el catálogo
El cliente puede enviar su propio Excel con los ítems que necesita. El importador de cotizaciones lo lee, conserva su numeración y sugiere precios del catálogo mediante coincidencia aproximada por tokens, trigramas, unidades y tamaños, cada sugerencia con su nivel de confianza.
Compras contra la cotización y el almacén
Las requisiciones se prellenan desde la cotización aprobada. Los excesos deben justificarse y se notifican por correo a gerencia. Luego vienen la comparación de tres proveedores, la orden de compra, la recepción y la factura.
Cuando se aprueba una requisición, cada línea se verifica contra el inventario. Lo que hay en almacén sale, y solo se compra la diferencia. La orden de salida reserva inventario, las entregas parciales devuelven el faltante a compras, y el inventario solo se mueve a través de triggers de la base de datos.
Almacén, herramientas y trabajo de campo
Las salidas de almacén siguen el formato propio de DYMM con cinco firmas. El escaneo de códigos de barras funciona con lector USB o con la cámara del celular, y las órdenes de trabajo llegan al teléfono del técnico con la obra, los equipos, los materiales y el escaneo de herramientas en campo.
Centros de costo, portal de proveedores y auditoría
Los centros de costo se crean automáticamente al aprobar la cotización, con la nomenclatura de DYMM. Un portal permite a cada proveedor gestionar sus documentos y órdenes, y una bitácora de auditoría registra cada cambio.
Numeración que resiste la concurrencia
"Leer el último código y sumar uno" generaba colisiones cuando se creaban documentos al mismo tiempo y fallaba al pasar de 999. Unos contadores con bloqueo de fila en la base de datos lo resolvieron, verificados con veinte creaciones simultáneas.
Hybrid AI Coding
Un arquitecto senior de WebMinds es dueño del diseño y de cada decisión con DYMM. Agentes de IA (Claude Code) aceleran la implementación, y una suite independiente de QA end-to-end se ejecuta antes de cada despliegue. Así llegaron doce sistemas a producción en unos cuatro meses.
¿Tu cotización o tus compras todavía dependen del Excel de un experto? Solicita tu evaluación gratuita y te mostramos qué reglas conviene convertir primero en software.
Bajo el capó
Lo difícil son las reglas, y las cifras lo reflejan:
- 66 de 66 tablas con seguridad a nivel de fila
- 42 triggers en la base de datos
- 46 migraciones versionadas
- 120 server actions en 34 módulos
- 148 pruebas end-to-end, escritorio y móvil de 360 px
- 82 pantallas
El stack: Next.js con server actions, TypeScript de punta a punta, Supabase (Postgres, Auth, Storage), seguridad a nivel de fila y triggers en PostgreSQL, Gemini para la IA dentro del flujo, Resend para correo, React-PDF para documentos con marca, Playwright para pruebas y Vercel para hosting y tareas programadas.
Cronología
- Abril–mayo de 2026: diagnóstico de procesos, propuesta aprobada, kickoff y mockups de diseño.
- 4 de junio de 2026: inicia la construcción: roles, centros de costo, proyectos, cotizaciones y las primeras funciones de IA.
- 22 de junio de 2026: sesión de procesos con gerencia: la cotización se reconstruye alrededor del método real de DYMM.
- Julio de 2026: seis tipos de cotización, PDF con marca, prediseño con IA, ciclo completo de compras, inventario, órdenes de trabajo móviles, herramientas, documentos de calidad, portal de proveedores y asistente con IA.
- Agosto–septiembre de 2026: pruebas rol por rol con el cliente y luego tasa de cambio por ítem, importador de cotizaciones, numeración atómica, salidas con escáner, fórmula del análisis de costos y "Ajustar con IA".
- En curso: la plataforma sigue evolucionando con DYMM.
Resultados: de las hojas de cálculo a una única fuente de verdad
El impacto tiene que ver con control y consistencia, y así lo reportamos:
- Cotizar ya no depende de un solo experto. El análisis de costos, el régimen AIU y la lista de precios de DYMM viven en la plataforma. Cualquier ingeniero produce una cotización consistente, y la IA ayuda a ajustarla sin inventar precios.
- Se compra lo que se cotizó. Cada requisición se mide contra la cotización y el almacén: los excesos se justifican y se reportan a gerencia, y solo se compra lo que falta.
- Trazabilidad de punta a punta. Desde la cotización hasta el centro de costo, la orden de compra, la salida de almacén firmada y la orden de trabajo en el celular del técnico, con permisos por fila y auditoría.
Si tu empresa funciona con procesos parecidos, mira nuestro trabajo en automatización interna. Como proyecto hermano, lee cómo reemplazamos Excel y correo por una sola plataforma para Global Sensors, una empresa de calibración para la cadena de frío, o cómo construimos una plataforma forense para IRS VIAL.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se reemplaza Excel por software a medida sin perder lo que funciona?
Empezamos por el proceso, no por las pantallas. En DYMM primero hubo un diagnóstico de procesos, y una sesión con gerencia reconstruyó la cotización alrededor del método real. Después, la fórmula del análisis de costos se reprodujo exactamente, para que el software dé el mismo número que daba la hoja de cálculo, sin depender de una sola persona.
¿La plataforma maneja el régimen AIU colombiano?
Sí. Dymm OPS aplica AIU con IVA solo sobre la utilidad, maneja moneda por ítem con la tasa de cambio oficial y genera PDF con marca para cada tipo de cotización.
¿La IA pone los precios?
No. Gemini propone cambios estructurados que se validan en el servidor. Los precios de ítems nuevos salen del catálogo, el usuario elige qué aplicar y las propuestas desactualizadas se descartan si la cotización cambió.
¿Cómo evitan las compras adquirir lo que ya está en almacén?
Las requisiciones parten de la cotización aprobada y cada línea se verifica contra el inventario. Lo disponible se reserva para la obra, y solo la diferencia pasa a compras.
¿Cuánto tiempo tomó construirla?
La construcción empezó el 4 de junio de 2026, y doce sistemas llegaron a producción en unos cuatro meses, con pruebas rol por rol junto al cliente. La plataforma sigue evolucionando.
¿WebMinds trabaja con empresas en Colombia?
Sí. WebMinds es una empresa de desarrollo de software e IA con sede en Atlanta, Georgia, que trabaja con empresas en Estados Unidos y Latinoamérica, y varias de las plataformas que ha construido operan en Colombia.
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