Global Sensors presta servicios de calibración acreditados bajo ISO 17025 para la industria de la cadena de frío, y manejaba ventas, órdenes, facturación y documentos de cumplimiento en hojas de cálculo y correo. En WebMinds diseñamos y construimos su software para laboratorio de calibración: una sola plataforma con CRM comercial, un motor de ofertas con PDF firmados, un eje de órdenes de servicio y facturación, un formulario de cumplimiento firmado por el cliente, una captación estructurada por WhatsApp y una capa de reportes, todo sobre un backend en Postgres reforzado con seguridad a nivel de fila en cada tabla. Entró en operación con datos reales unas siete semanas después del primer commit.
Datos clave
- Cliente: Global Sensors, calibración acreditada ISO 17025 para la cadena de frío
- Alcance: 15 sistemas en producción: CRM, ofertas, órdenes, facturación, formularios ISO, captación por WhatsApp, reportes, portal de clientes, automatización y más
- Velocidad: unas 7 semanas del primer commit a datos reales (19 de junio a 5 de agosto de 2026), en evolución continua desde entonces
- Seguridad: 46 de 46 tablas con seguridad a nivel de fila, 103 políticas y una matriz de permisos por rol
- Migración: más de 1.350 clientes migrados desde datos heredados, con validación del dígito de verificación del NIT y detección de duplicados
- Auditoría: más de 13.000 eventos auditados desde el lanzamiento
El contexto: un negocio de cumplimiento operando en Excel
Global Sensors llevaba todo su ciclo comercial y operativo en Excel y correo: sin trazabilidad, sin versiones de ofertas, sin permisos por rol y con una numeración manual propensa a errores.
Para un laboratorio de calibración acreditado eso es más que una molestia. ISO 17025 exige competencia demostrable y registros trazables, y el lado comercial del negocio alimenta directamente ese registro: qué pidió el cliente, qué se cotizó, qué firmó el cliente, qué orden se ejecutó y qué se facturó.
Los problemas que encontramos eran concretos:
- Procesos críticos en hojas de cálculo, sin una única fuente de verdad y sin registro de quién cambió qué.
- Cumplimiento ISO 17025 manual. El formulario del cliente exigido antes de calibrar se diligenciaba y firmaba fuera de cualquier sistema.
- Entrada de solicitudes dispersa. Los leads llegaban por WhatsApp, el formulario web y llamadas, sin captura estructurada ni asignación de asesor.
- Sin visibilidad para la gerencia. Las métricas de ventas, conversión y facturación se armaban a mano, mezclando lo cotizado con lo realmente facturado.
Por qué un CRM genérico o una herramienta de laboratorio no bastaban
Un CRM genérico puede seguir leads y una herramienta de facturación puede emitir facturas. Ninguno sabe que, en este negocio, no debe existir una orden de calibración sin el formulario ISO 17025 firmado por el cliente. Ninguno sabe que una oferta necesita anexos de una biblioteca, IVA por ítem y un historial de versiones. Y unir varias herramientas SaaS habría recreado el problema original: varias fuentes de verdad y ninguna auditoría única.
Global Sensors necesitaba todo su ciclo de lead a oferta, orden y factura en un solo modelo de datos, con las reglas de cumplimiento aplicadas por el propio sistema y no por la memoria de las personas. Eso pedía desarrollo de software a la medida con la mayor parte del esfuerzo debajo de la interfaz. Según nuestra estimación, tres cuartas partes del trabajo viven en el backend: un modelo de dominio relacional, seguridad a nivel de fila en cada tabla, triggers con reglas de negocio, motores de SLA e integraciones externas.
Qué construimos: software para laboratorio de calibración de punta a punta
Quince sistemas sobre un único backend en Supabase y Postgres. Puedes ver las pantallas en el caso de estudio de Global Sensors.
Motor de ofertas con PDF firmados
Las ofertas manejan IVA por ítem, anexos desde una biblioteca, PDF generados en el servidor con los anexos combinados y cacheados por firma de contenido, un enlace público de aprobación con firma del cliente, versiones y vencimiento automático.
Los PDF solo se regeneran cuando cambian: se producen en el servidor con los anexos incluidos, se cachean por firma de contenido y están protegidos para que un salto de página no parta filas, totales ni firmas.
Pipeline de lead a factura
Un CRM en vista Kanban y de lista con importación masiva por CSV, órdenes de servicio con evidencia de orden de compra y una facturación que se concilia automáticamente con las órdenes. Los reportes de gerencia cuentan solo ingresos facturados, con o sin IVA, así que lo cotizado ya no infla las cifras.
Firma del cliente ISO 17025
Un formulario multiequipo y multicanal que el cliente firma antes de la calibración, con equipos, magnitudes y canales. Sin él no se puede crear ninguna orden de calibración.
La decisión clave fue una firma que congela los hechos. Cuando el cliente firma, sus datos quedan guardados en una instantánea, de modo que los certificados ya emitidos nunca cambian si después se edita el registro del cliente. Eso es lo que hace que este software para laboratorio de calibración se sostenga en una auditoría.
Captación estructurada por WhatsApp
WhatsApp es el principal canal de leads de Global Sensors, cerca de la mitad del total. Construimos un flujo de cinco preguntas sobre la API de WhatsApp Cloud que vincula cada mensaje con el CRM por número de teléfono o crea el lead, guarda los archivos adjuntos y registra si el mensaje fue enviado, entregado y leído.
Vale la pena ser precisos: la captación es un flujo determinístico, por diseño. El producto no usa IA. Para este caso, una secuencia de preguntas predecible era la herramienta correcta, y es un buen ejemplo de integraciones que hacen el trabajo pesado sin ningún modelo de por medio.
Automatización, auditoría y reportes
Un motor diario de SLA, notificaciones multicanal (en la aplicación, por correo y push web), triggers de auditoría en cada entidad clave, un portal de clientes y reportes gerenciales con o sin IVA.
Los leads se cierran automáticamente tras 15 días sin seguimiento, medidos desde la última actividad real y no desde una marca de tiempo que los procesos en segundo plano actualizaban, y los proyectos de ciclo largo quedan excluidos.
Seguridad por fila sin romper los reportes
Los asesores ven solo sus órdenes, mientras que los coordinadores y el líder técnico ven todo, y cada tablero sigue cuadrando. Hacer que la seguridad a nivel de fila y los reportes agregados convivan sin errores es uno de esos detalles que solo se notan cuando se hacen mal.
Entrega sin interrupciones
El código pasó a la organización propia del cliente y el hosting se reconectó sin interrupciones en producción. WebMinds sigue como socio técnico para soporte y nuevas funciones.
Hybrid AI Coding
La ingeniería senior de WebMinds dirigió agentes de IA (Claude Code) en la implementación, con un agente de QA revisando cada cambio. La IA aceleró la forma en que construimos la plataforma; la plataforma en sí no usa IA.
¿Los documentos de cumplimiento de tu laboratorio todavía viven fuera de tus sistemas? Solicita tu evaluación gratuita y te mostramos cómo llevar ventas, órdenes y cumplimiento a una sola plataforma.
Bajo el capó
Esto nunca fue un sitio web. Las cifras debajo de la interfaz:
- 46 de 46 tablas con seguridad a nivel de fila
- 103 políticas de seguridad
- 66 funciones SQL
- 57 triggers en la base de datos
- 117 migraciones versionadas
- Más de 13.000 eventos auditados desde el lanzamiento
El stack: Next.js (como PWA), TypeScript de punta a punta, Supabase (Postgres, Auth, pg_cron), seguridad a nivel de fila y triggers en PostgreSQL, React-PDF para ofertas firmadas, la API de WhatsApp Cloud, Resend para correo, notificaciones push web, Playwright para QA end-to-end y Vercel para hosting.
Cronología
- Junio de 2026: diseño, mockups y casos de uso.
- 19–26 de junio de 2026: arranque de la plataforma y luego SSO, pipeline del CRM, ofertas con PDF, órdenes, facturación, portal de clientes, auditoría y notificaciones.
- Julio de 2026: refuerzo de la seguridad a nivel de fila tras QA y autenticación en cada endpoint.
- 4–5 de agosto de 2026: entrega final aprobada y en operación con datos reales.
- Septiembre de 2026: interruptor de automatización de WhatsApp, marcas de tiempo de entrega, IVA por ítem en el PDF y seguridad por fila según el responsable.
- 6 de octubre de 2026: el código se entrega a la organización del cliente; el soporte y las nuevas funciones continúan.
Resultados
Reportamos solo lo que muestra la plataforma:
- De Excel a una única fuente de verdad. Todo el ciclo de lead a oferta, orden y factura vive en una sola plataforma con trazabilidad, versiones y auditoría: más de 1.350 clientes migrados y más de 13.000 eventos auditados desde el lanzamiento.
- Un cumplimiento ISO que se hace cumplir solo. El formulario ISO 17025 firmado por el cliente es ahora un requisito que el sistema exige antes de cualquier orden de calibración, con una instantánea inmutable del cliente y trazabilidad completa.
- Una operación comercial que se gestiona sola. WhatsApp, el principal canal con cerca de la mitad de los leads, llega estructurado al CRM. El pipeline se gestiona por SLA, y facturas y ofertas se concilian y vencen por sí mismas.
Mira cómo abordamos trabajos de back office similares en nuestras páginas de automatización interna y de datos y analítica. Como proyecto hermano, lee cómo DYMM Ingeniería reemplazó sus hojas de cálculo con una plataforma operativa de nueve roles, o cómo construimos el agendamiento de salud ocupacional de IPS Aleso.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software para laboratorio de calibración?
Es el sistema con el que un laboratorio de calibración acreditado opera su negocio y sus registros al mismo tiempo: leads, ofertas, firma del cliente, órdenes de servicio, facturación y auditoría. En Global Sensors, además, exige el formulario ISO 17025 del cliente antes de que pueda existir cualquier orden de calibración.
¿Cómo apoya la plataforma el cumplimiento de ISO 17025?
El cliente firma un formulario multiequipo antes de la calibración y el sistema bloquea las órdenes de calibración que no lo tengan. Al firmar, los datos del cliente quedan congelados en una instantánea, y los triggers de auditoría registran cada cambio en clientes, leads, ofertas, órdenes y facturas.
¿La captación por WhatsApp es un chatbot con IA?
No. Es un flujo determinístico de cinco preguntas sobre la API de WhatsApp Cloud, por diseño. Vincula cada conversación con el CRM por teléfono o crea el lead, guarda los adjuntos y registra el estado de entrega.
¿Cuánto tiempo tomó salir a producción?
Unas siete semanas: el primer commit fue el 19 de junio de 2026, y la entrega final se aprobó y entró en operación con datos reales el 4 y 5 de agosto de 2026. Desde entonces la plataforma sigue evolucionando.
¿De quién es el código?
De Global Sensors. El 6 de octubre de 2026 el código se entregó a la organización propia del cliente sin interrupciones en producción, y WebMinds continúa como socio técnico.
¿WebMinds construye este tipo de plataformas fuera de Estados Unidos?
Sí. WebMinds es una empresa de desarrollo de software e IA con sede en Atlanta, Georgia, que trabaja con empresas de Estados Unidos y Latinoamérica. Global Sensors trabaja con NIT, por eso la migración de clientes incluyó la validación del dígito de verificación del NIT.
Lleva tu laboratorio a una sola plataforma
Lee el caso completo de Global Sensors o cuéntanos cómo opera hoy tu laboratorio.
Solicita tu evaluación gratuita o agenda una llamada con nuestro equipo.